Con sede en Oxford, Reino Unido, Ellipsis se posiciona como líder en el sector de la búsqueda AI (inteligencia artificial) aplicada a empresas B2B, gracias a su experiencia desde 2021 desarrollando productos basados en GPT-2 y a su innovador enfoque consultivo y estratégico en SEO y búsqueda. La empresa gestiona actualmente un volumen de análisis que supera las 25 millones de respuestas AI, combinando tecnología propia con un servicio integral desde la estrategia hasta la optimización y reportes de rendimiento.
Ante este contexto, Ellipsis busca incorporar a un Asistente Ejecutivo que brinde apoyo cercano y eficiente al fundador y director general Alex, así como al Jefe de Gabinete, Anna, para maximizar la productividad ejecutiva y garantizar la correcta organización y seguimiento de proyectos clave.
El rol tiene una naturaleza muy práctica y de alto impacto: un 60% del tiempo estará dedicado a asistir a Alex en la gestión de su agenda, coordinación de comunicaciones, preparación de reuniones y seguimiento de tareas, y el 40% restante a ofrecer soporte a Anna en asuntos financieros, administrativos y de recursos humanos del equipo.
Principales responsabilidades
Apoyo directo a Alex
- Gestión del calendario: Organizar y proteger la agenda de Alex para reservar espacios dedicados a tareas estratégicas, anticipando conflictos y reorganizando reuniones para optimizar su tiempo.
- Comunicación e inbox: Manejar y filtrar su bandeja de entrada, redactar respuestas puntuales y asegurar el seguimiento efectivo de correos importantes mediante sistemas y plantillas que eviten la pérdida de mensajes relevantes.
- Elaboración de informes diarios: Crear un briefing matutino con resumen de actividades, prioridades, decisiones pendientes y tareas a seguir, ofreciendo también reportes más breves a lo largo del día si es necesario.
- Gestión de tareas: Trabajar con iniciativas en curso para cerrarlas proactivamente, desde la redacción y edición hasta la coordinación y priorización sin esperar procesos estrictamente definidos.
- Preparación y seguimiento de reuniones: Apoyar en la creación de agendas, presentaciones y notas internas, así como en la captura y resumen de puntos relevantes, decisiones y asignación de tareas mediante herramientas AI autorizadas.
- Coordinación de viajes: Organizar itinerarios detallados que cubran vuelos, alojamientos, transporte y eventos vinculados.
- Administración personal ocasional: Realizar gestiones administrativas puntuales para Alex que contribuyan a salvaguardar su tiempo ejecutivo.
Soporte a Anna y gestión empresarial
- Administración financiera: Ayudar en la tramitación de gastos, facturas, cobros y pagos, garantizando la precisión y actualización de los registros para facilitar la labor de contabilidad, nóminas y cumplimiento legal.
- Apoyo en recursos humanos: Mantener actualizados los documentos del personal, colaborar en procesos de incorporación y salida de empleados, preparar documentación y coordinar procesos de selección junto al equipo de liderazgo.
- Organización de eventos corporativos: Planificar encuentros presenciales del equipo, considerando variables como presupuesto, accesibilidad, transporte y necesidades especiales para asegurar experiencias productivas y confortables.
- Proyectos empresariales: Colaborar con la dirección en la gestión de iniciativas prioritarias, recopilando información, facilitando la comunicación entre departamentos y completando tareas hasta su culminación confiable.
- Apoyo logístico en viajes y conferencias: Planificar desplazamientos para el equipo directivo y brindar soporte en las actividades externas vinculadas a la empresa.
- Manejo confidencial: Gestionar con discreción información sensible, saber cuándo elevar asuntos delicados a la dirección y garantizar la integridad documental.
Requisitos
Habilidades técnicas
- Experiencia previa de 2 a 4 años en posiciones similares como Asistente Ejecutivo, Coordinador de Soporte o Gestor de Proyectos.
- Competencia avanzada en comunicación oral y escrita en inglés con atención escrupulosa a los detalles.
- Capacidad demostrada para trabajar de forma remota a tiempo completo con disponibilidad en horario británico (8 a.m. a 5 p.m.).
- Dominio de herramientas de inteligencia artificial autorizadas para optimizar investigación, redacción y organización de tareas mediante flujos de trabajo eficientes y revisión crítica.
Competencias personales
- Excelentes habilidades comunicativas para fomentar una relación basada en la confianza y claridad en el trabajo remoto.
- Actitud receptiva a la retroalimentación y orientación hacia soluciones prácticas.
- Capacidad para interactuar con diversas personas, mostrando empatía, tacto y buen juicio.
- Organización excepcional, obsesión por los plazos y fiabilidad total.
- Trabajo autónomo con iniciativa para llevar proyectos a término.
- Profesionalidad absoluta en la gestión de información sensible.
- Capacidad para manejar prioridades cambiantes con serenidad y efectividad.
- Interés por el crecimiento personal y profesional, con potencial para asumir responsabilidades más complejas conforme se consolide la confianza.
Beneficios
- Jornada completa 100% remota para residentes en Reino Unido o Unión Europea, permitiendo flexibilidad geográfica.
- 28 días de vacaciones pagadas, incrementándose un día adicional por cada año trabajado hasta un máximo de 5 días extras.
- Una vez al mes, semana laboral de cuatro días para equilibrar la carga, en lugar de festivos locales.
- Retreats de equipo regulares en destinos internacionales como Estambul, Edimburgo, Oxford, Madrid o Budapest.
- Apoyo en formación continua y desarrollo profesional según intereses individuales.
- Prestaciones mejoradas en permisos de maternidad, paternidad y bajas por enfermedad.
Proceso de selección
Ellipsis enfatiza la importancia de elegir al candidato más idóneo y por ello facilita acceso público a su wiki corporativa y guías detalladas sobre el proceso de entrevista. Se analiza especialmente el contenido de la candidatura, priorizando las respuestas a las preguntas de selección por encima del CV.
El proceso incluye entrevistas por videollamada (Google Meet) con miembros del equipo directivo y el fundador, así como un proyecto práctico remunerado que simula tareas reales del puesto para evaluar la capacidad del aspirante. Finalmente, se contactan referencias laborales de al menos dos jefes anteriores mediante breves llamadas telefónicas.
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Cómo postular
Los interesados deben presentar su candidatura hasta el 20 de septiembre de 2026 a través de la plataforma Workable, adjuntando una carta de presentación que destaque sus fortalezas y motivaciones para optar al puesto. Ellipsis es un empleador comprometido con la igualdad de oportunidades.
