Sede: Dubái, Emiratos Árabes Unidos
Modalidad: Trabajo remoto desde Emiratos Árabes o Europa, a jornada completa como contratista independiente (requisito contar con visado propio y ser capaz de facturar).
Descripción del puesto
Pretendemos encontrar a un profesional que actúe como mano derecha del fundador de Ace Ventures, un grupo empresarial con sede en Dubái dedicado al performance marketing y marcas de consumo, que divide su tiempo entre Dubái y Europa. Su misión será aligerar al máximo la carga administrativa y logística del fundador en ámbitos tanto profesionales como personales, permitiéndole centrarse en la toma de decisiones y negociaciones estratégicas, dejando en sus manos únicamente lo imprescindible.
El puesto exige un nivel de excelencia muy alto en un entorno de ritmo rápido donde las prioridades cambian constantemente, las decisiones se toman con rapidez y se espera un trabajo impecable desde el primer intento. Buscamos una persona proactiva, trabajadora y meticulosa, que sienta orgullo en gestionar una agenda compleja para alguien con gran dinamismo.
Se trata de un rol práctico y de máxima confianza, que implica gestionar calendarios, organizar viajes, reservar alojamientos y restaurantes, tramitar documentación, pagos, proveedores y hacer seguimiento puntual entre varias empresas y países. El candidato debe ser capaz de anticiparse a los problemas, cerrar ciclos sin necesidad de supervisión continua y llevar un control minucioso de todos los procesos.
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Responsabilidades principales
Administración de negocio
- Gestión integral de calendarios y bandeja de entrada: priorizar, redactar respuestas, agendar y reajustar horarios multizona.
- Preparar, perseguir y archivar documentos: contratos, facturas, solicitudes KYC y compliance, renovaciones de licencias comerciales, visados y seguros.
- Coordinación con contables, abogados, bancos y agencias para cumplir plazos y evitar vencimientos.
- Organización y mantenimiento actualizado de unidades de almacenamiento compartidas, listas de acceso y registros empresariales.
- Tomar actas en reuniones cuando se requiera, gestionar acciones y hacer seguimiento a los responsables.
Organización de viajes y reservas
- Planificación y reserva de vuelos, alojamientos, transportes terrestres y restaurantes, incluso con cambios de última hora o durante el viaje.
- Administrar programas de fidelización, trámites de visado y demás documentos necesarios para los desplazamientos.
- Coordinar logística para viajes con mascotas cuando sea necesario.
Administración personal
- Gestión de facturas personales, suscripciones, seguros, vehículos y propiedades tanto en Dubái como en Europa.
- Supervisión y gestión de staff doméstico y proveedores de servicios (limpieza, mantenimiento, veterinarios, adiestramiento).
- Investigación y organización de citas, regalos y eventos, así como reservas diversas.
- Realización de gestiones a distancia: devoluciones, pedidos, renovaciones y cumplimentación de formularios.
Métricas de éxito
- A los 30 días: Control total del calendario y correo electrónico, conocimiento exhaustivo de las empresas, bancos y contactos clave, junto a un sistema activo para monitorizar renovaciones y fechas límite.
- A los 60 días: Gestión autónoma y exitosa de al menos un viaje internacional complicado con cambios en ruta, además de asumir la administración completa de facturas y suscripciones personales.
- A los 90 días: El fundador queda libre de toda tarea administrativa; el asistente detecta y resuelve incidencias antes de que se conviertan en urgencias, proponiendo soluciones efectivas.
Perfil buscado
- Mínimo tres años desempeñando funciones como asistente ejecutivo, asistente personal o jefe de gabinete para fundadores, altos directivos o particulares.
- Residencia en Emiratos Árabes o Europa, con permiso válido para vivir y trabajar, y capacidad para facturar como autónomo o empresa propia.
- Dominio avanzado del inglés, tanto escrito como oral; idiomas adicionales serán valorados positivamente.
- Experiencia demostrada en la organización de viajes internacionales complejos, manteniendo la calma ante cambios de última hora.
- Habilidad con números y papeleo administrativo: gestión de gastos, facturas, formularios bancarios y solicitudes de compliance.
- Dominio de Google Workspace, WhatsApp, Slack, Notion u otras herramientas similares, con rápida adaptación a nuevas tecnologías.
- Uso habitual de herramientas de inteligencia artificial como Claude y ChatGPT para redactar, investigar, resumir y estructurar tareas.
- Capacidad para automatizar tareas repetitivas con herramientas como Zapier, Make, n8n o scripts en hojas de cálculo, sin que se lo pidan.
- Discreción absoluta, dado el acceso a información financiera, legal y personal sensible.
- Alta autonomía, capaz de trabajar con listas de tareas, hacer seguimiento continuo y confirmar finalización sin necesidad de supervisión constante.
- Persona serena bajo presión, intolerante a dejar asuntos pendientes, comunicación clara y directa, cómoda trabajando en solitario con un fundador que actúa con rapidez y cambia planes frecuentemente.
Contraindicaciones del puesto
No es adecuado para quien busque horarios estrictos de 9 a 17 sin interrupciones, prefiera órdenes estrictas en lugar de iniciativa propia o se sienta incómodo gestionando dinero, documentos y asuntos personales ajenos con máxima confidencialidad.
Herramientas y tecnologías empleadas
Uso diario de Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive), WhatsApp y Slack para comunicación, Notion para gestión de tareas y documentación, Claude para inteligencia artificial aplicada a redacción e investigación, además de plataformas habituales para viajes y reservas. Se valora experiencia con portales gubernamentales de Emiratos (GDRFA, DED, Dubai Now) y entidades bancarias europeas, aunque no es imprescindible.
Horario y disponibilidad
- Horario principal: 09:00 a 18:00 hora estándar del Golfo (UTC+4), de lunes a viernes.
- Cuando el fundador esté en Europa, se adapta al horario central europeo CET.
- Disponibilidad para atender cuestiones urgentes relativas a viajes o reservas fuera del horario laboral y fines de semana, con compensación mediante tiempo libre en periodos tranquilos.
- Se valoran desplazamientos puntuales presenciales en Dubái o Europa (varios días al trimestre), pero no son obligatorios.
Confidencialidad y seguridad
El candidato tendrá acceso a pasaportes, tarjetas de pago, cuentas empresariales y correspondencia privada. La contratación está condicionada a la firma de un acuerdo de confidencialidad (NDA), comprobación de referencias y verificación de antecedentes. El acceso se otorgará de forma progresiva durante el periodo de prueba.
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Condiciones económicas y contractuales
- Honorarios mensuales entre 3.500 y 5.000 euros (o su equivalente en AED), ajustados a ubicación y experiencia, facturados cada mes.
- Bonificación por desempeño de hasta 2.000 euros mensuales adicionales, evaluada frente a objetivos acordados: cumplimiento de plazos, cero renovaciones o reservas perdidas, rapidez en respuestas y detección preventiva de problemas.
- Contratación como autónomo o empresa propia, sin patrocinio de visado.
- Cubierta de costes de software y viajes exigidos para ocasiones presenciales.
- Periodo de prueba inicial de tres meses.
Proceso de selección
Los interesados deben enviar currículum vitae, fecha de inicio disponible y respuestas breves a las siguientes preguntas:
- Relata una experiencia en la que un viaje que organizaste tuvo problemas y cómo lo solucionaste.
- Si recibes una solicitud de cumplimiento bancario con un plazo de 48 horas y el fundador está en un vuelo de larga duración, ¿qué haces?
- ¿Has gestionado antes asuntos personales o del hogar para un principal? Proporciona un ejemplo.
- Describe una tarea repetitiva que hayas automatizado, qué herramientas usaste y cuánto tiempo te ahorró.
- ¿En qué zona horaria te encuentras y cuál es tu disponibilidad real?
Los candidatos preseleccionados realizarán una prueba práctica de 30 minutos (planificación de un viaje con un breve resumen) antes de una entrevista por videoconferencia.
